Disdukcapil

Senin, 11 Mei 2025 - Sekretaris Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pesisir Selatan, Yef Indra, bersama anggota melaksanakan kegiatan monitoring penataan arsip di UKL Kecamatan Koto XI Tarusan. Kegiatan ini dilakukan sebagai bentuk pembinaan dan evaluasi terhadap pengelolaan administrasi serta penyimpanan dokumen pelayanan kependudukan di tingkat Unit Kerja Layanan (UKL).

Dalam monitoring tersebut, dilakukan pengecekan terhadap kondisi arsip, tata letak penyimpanan dokumen, serta penataan berkas pelayanan administrasi kependudukan yang digunakan dalam kegiatan pelayanan sehari-hari. Arsip pelayanan menjadi bagian penting dalam mendukung kelancaran administrasi karena berkaitan langsung dengan ketersediaan data dan dokumen masyarakat yang sewaktu-waktu dibutuhkan dalam proses pelayanan.

Selain melakukan monitoring, kegiatan ini juga menjadi sarana untuk melihat secara langsung kondisi pengelolaan arsip di UKL Kecamatan Koto XI Tarusan, mulai dari penyusunan dokumen, pengelompokan berkas, hingga keamanan penyimpanan arsip. Penataan arsip yang baik dinilai sangat penting agar proses pencarian dokumen dapat dilakukan dengan lebih cepat, tepat, dan efisien saat diperlukan dalam pelayanan kepada masyarakat.

Pada kesempatan tersebut, Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan (PIAK) dan Pemanfaatan Data (PD), Hayatul Fitri, turut memberikan pengarahan kepada petugas UKL terkait tata cara penyusunan arsip pelayanan administrasi kependudukan. Pengarahan yang diberikan meliputi pengelompokan dokumen berdasarkan jenis pelayanan, penataan berkas sesuai urutan administrasi, serta pentingnya menjaga kerapian dan keteraturan arsip agar mudah diakses dan tidak mengalami kerusakan.

Kegiatan monitoring dan pengarahan ini juga menjadi bagian dari upaya peningkatan kualitas tata kelola administrasi di lingkungan Disdukcapil Kabupaten Pesisir Selatan. Dengan pengelolaan arsip yang lebih tertib dan teratur, pelayanan kepada masyarakat diharapkan dapat berjalan lebih lancar serta mendukung terciptanya administrasi kependudukan yang akurat dan profesional.

Melalui kegiatan ini, diharapkan seluruh petugas pelayanan di UKL dapat semakin memahami pentingnya pengelolaan arsip yang baik sebagai salah satu penunjang utama dalam memberikan pelayanan administrasi kependudukan yang optimal kepada masyarakat.